4 βήματα για να σας βοηθήσουμε να είστε πιο παραγωγικοί και ευτυχισμένοι στην εργασία!

01 1. Σκεφτείτε το

Πρώτον, πρέπει να έχετε ένα στόχο.

Μπορεί να είναι οτιδήποτε, από την υπογραφή ενός συμβολαίου επιχείρησης σε μια φιλανθρωπική εκστρατεία. Ή, μπορεί να είναι ταξίδι προσωπικού της εταιρείας, όπως στην περίπτωσή μου.

Ήξερα ακριβώς τι θέλω να επιτύχω, έτσι αυτός ήταν ο προορισμός μου. Δεν υπήρχε λόγος να ανησυχείτε για το πώς θα φτάσετε εκεί επειδή ήξερα ότι θα συμπληρώσω τις λεπτομέρειες αργότερα.

02 2. Αδειάστε το

Όπως είπε και ο David Allen, το μυαλό σας είναι ότι έχετε ιδέες και δεν τις κρατάτε.

Τώρα έχετε κάνει το πιο εύκολο κομμάτι, ας προχωρήσουμε στο επόμενο βήμα: αφαιρέστε όλες τις σκέψεις σας από το κεφάλι σας.

Ήξερα ότι οι περισσότεροι από τους υπαλλήλους μας θα ήθελαν να επισκεφτούν την Ιαπωνία, να φέρουν τις οικογένειες και τους φίλους τους, να δουν τα όμορφα φύλλα σφενδάμνου το φθινόπωρο, να δοκιμάσουν το διάσημο Sanuki udon κλπ. Και ήξερα ότι πρέπει να βρω ένα εύλογο ταξιδιωτικό γραφείο για να με βοηθήσει.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα στυλό ή ένα σημειωματάριο για να γράψετε τις ιδέες κάτω ή να τις πληκτρολογήσετε στο TextEdit, στο Notepad ή στα Έγγραφα Google. Ή κάνετε ό, τι έκανα, χρησιμοποιήστε έναν απλό ιστό σημειώσεων και μια εφαρμογή για κινητά όπως το Evernote.

Το ωραίο πράγμα για αυτή την ελεύθερη εφαρμογή είναι ότι κάθε φορά που μια σκέψη έρχεται σε σας, μπορείτε να την προσθέσετε στις σημειώσεις σας αμέσως επειδή είναι διαθέσιμη σε όλες τις συσκευές σας. Με αυτόν τον τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε μια σημαντική λεπτομέρεια, όπως (στο έργο μου), εάν κάποιο προσωπικό ήταν χορτοφάγος ή είχε αλλεργίες.

03 3. Σπάστε το

Στη συνέχεια, τοποθετήστε τις ιδέες σας εκεί που ανήκουν στις κατάλληλες κατηγορίες και σπρώξτε τους σε αντικείμενα που μπορούν να ενεργοποιηθούν.

Μετακινηθείτε μακριά από τις εργασίες λήψης σημείων σε κάτι που θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό. Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών, ειδικά εκείνα με απεριόριστο αριθμό και επίπεδα εργασιών όπως το Quire, θα έρθουν πλέον χρήσιμα.

Κοιτάζοντας τις σημειώσεις μου, οι οποίες ήταν τόσο ακατάστατες και άσχημες, έκανα έναν κατάλογο καθηκόντων όπως 'Δρομολόγιο' με επικουρικά (ή παιδικά) καθήκοντα, όπως 'Τι μέρη για επίσκεψη,' 'Τι εστιατόρια για φαγητό' και ' σε ένα έργο που ονομάσαμε «Ταξίδι προσωπικού 2015».

Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένα στοιχεία όπως ημερομηνία λήξης και ετικέτες για τις εργασίες σας όπως "Επείγον" ή "Αργότερα". Αυτό ακριβώς βοηθά να σας υπενθυμίσω τι πρέπει να γίνει πρώτα. Μπορείτε επίσης να τα αναδιατάξετε οποιαδήποτε στιγμή, εάν αλλάξει η προτεραιότητά τους.

04 4. Το κάνετε

Τέλος, είναι καιρός να καταλήξουμε στις λεπτομέρειες.

Αυτό είναι ίσως το πιο χρονοβόρο βήμα, όπου θα χρειαστεί να συζητήσετε, να πάρετε εξωτερική βοήθεια και να ολοκληρώσετε κάθε εργασία πριν φτάσετε στον προορισμό σας - στην περίπτωσή μου, το αεροδρόμιο Narita, στην περίπτωσή σας κατά το κλείσιμο οποιουδήποτε έργου εργάζεστε.

Για παράδειγμα, μήνες πριν προσγειωθήκαμε στο αεροδρόμιο Narita, έπρεπε πρώτα να συζητήσουμε το δρομολόγιο μεταξύ μας. Είχα σπάσει αυτό το βήμα στο βήμα 3 και έπειτα έπρεπε να ψάξω για να βρω τα κορυφαία ταξιδιωτικά γραφεία, να ξαναζήσω για το ποια να συνεργαστεί, να έρθει σε επαφή με τον οργανισμό και ούτω καθεξής.

Ευτυχώς, θα μπορούσα να επικεντρωθώ σε μια συγκεκριμένη εργασία ή φίλτρο κατά την ημερομηνία λήξης και την ετικέτα για να μείνω επικεντρωμένη χρησιμοποιώντας τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών μου, έτσι δεν αισθάνθηκα πιεσμένη ή συγκλονισμένη.

Έτσι, εδώ είμαι, τελειώνοντας αυτό το post με την τηλεόραση μου μακριά, το iTunes έκλεισε, και το στόμα μου κλείσει, ενώ αισθάνεται καλά και υπερήφανος για τον εαυτό μου. Μπορείτε να είστε πάρα πολύ.